Đề tài “Xây dựng phần mềm trong quản lý và tra cứu danh mục tài liệu thư viện Trường Cán bộ Thanh tra”

TÓM TẮT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI KHOA HỌC

Tên đề tài: “Xây dựng phần mềm trong quản lý và tra cứu danh mục tài liệu thư viện Trường Cán bộ Thanh tra”.

Loại đề tài: Đề tài khoa học cấp Phòng

Chủ nhiệm đề tài: TS. Trần Thị Thanh Hà; Tel: 091258222363;

E-mail: hatran126@gmail.com

Cơ quan chủ trì đề tài: Trường Cán bộ Thanh tra

Cơ quan và cá nhân phối hợp thực hiện:

– Bà Trần Thị Thanh Hà – Phó Trưởng phòng KHTT&TL;

– Ông Nguyễn Duy Dương – Chuyên viên Phòng KHTT&TL;

– Ông Nguyễn Quang Thái – Giám dốc, CÔNG TY TNHH TM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM TCSOFT;

– Bà Vũ Thị Mai Hương – Thư viện viên, Phòng KHTT&TL;

– Bà Nguyễn Thị Thùy Trang – Chuyên viên, Phòng KHTT&TL.

Thời gian thực hiện: Từ tháng 5/2015 đến tháng 12/2015.

1. Mục tiêu

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và tra cứu danh mục tài liệu thư viện nhằm góp phần đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng ở Trường Cán bộ Thanh tra hiện nay.

2. Nội dung chính

Chương 1. Cơ sở lý luận chung về xây dựng phần mềm trong quản lý và tra cứu danh mục tài liệu thư viện

1.1. Quan niệm về xây dựng phần mềm trong quản lý và tra cứu danh mục tài liệu thư viện

Phần mềm trong quản lý và tra cứu danh mục tài liệu thư viện là một phần, một công đoạn của thư viện điện tử. Thư viện điện tử và thư viện số là một loại hình thư viện đã tin học hóa toàn bộ hoặc một số dịch vụ thư viện. Là nơi người sử dụng có thể tới để tra cứu, sử dụng các dịch vụ thường làm như với một thư viện truyền thống nhưng đã được tin học hóa. Như vậy, thư viện số có thể bao gồm nhiều bộ sưu tập số theo các chủ đề khác nhau. 

1.2. Mục tiêu xây dựng phần mềm quản lý và tra cứu tài liệu thư viện

– Góp phần nâng cao năng lực nghiên cứu và giảng dạy của đội ngũ giảng viên  và chất lượng đào tạo của Nhà trường.

– Phần mềm trong quản lý và tra cứu danh mục tài liệu tạo ra một môi trường và cơ hội bình đẳng rộng mở cho tất cả mọi người đều có thể sử dụng nguồn tài liệu học tập bởi nó không bị giới hạn về không gian và thời gian.

– Tính linh hoạt và khả năng đáp ứng của Phần mềm trong quản lý và tra cứu danh mục tài liệu trong đào tạo thể hiện ở chỗ một bản tài liệu số có thể cùng lúc phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, thời gian và vị trí địa lý của người học.

– Tính hiệu quả của Phần mềm trong quản lý và tra cứu danh mục tài liệu là tiết kiệm thời gian và kinh phí. Hơn hết là giúp cho người dùng tìm được dễ dàng thuận tiện, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc trong việc tìm thông tin.

– Phần mềm trong quản lý và tra cứu danh mục tài liệu sẽ phục vụ có hiệu quả hơn cho việc đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo. Giúp cho người học chủ động trong việc sắp xếp thời gian học tập, họ không phải đến thư viện cũng có thể lấy được danh mục tài liệu qua hệ thống mạng thông tin ở mọi lúc, mọi nơi.

– Trong điều kiện còn thiếu nguồn tài liệu tham khảo học tập in giấy, thì việc có thêm giải pháp tài liệu số hóa sẽ giúp cho người học có thêm nhiều lựa chọn để phục vụ cho kế hoạch học tập của cá nhân.

– Phần mềm trong quản lý và tra cứu danh mục tài liệu góp phần giải phóng kiến thức, mở rộng đối tượng phục vụ: Phạm vi phục vụ các tài liệu của thư viện không bị bó hẹp trong khuôn viên của Nhà trường mà nó vươn tới các vị trí địa lý khác.

– Phần mềm trong quản lý và tra cứu danh mục tài liệu là lựa chọn tối ưu để bảo tồn được lâu dài các tài liệu quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần suất sử dụng.

1.3. Nguyên tắc xây dựng phần mềm quản lý và tra cứu danh mục tài liệu thư viện

– Tính hữu dụng

– Đáp ứng nhu cầu nội bộ

– Đáp ứng việc mở rộng danh mục tài liệu mới

– Sao lưu các danh mục tài liệu liên quan đến bản gốc

– Sao lưu danh mục tài liệu quý hiếm

– Chuyển đổi nhận thức

1.4. Nội dung quản lý và tra cứu tài liệu thư viện

1.4.1. Quy trình để xây dựng một xây dựng Phần mềm quản lý và tra cứu danh mục tài liệu bao gồm 2 bước

1.4.2. Lựa chọn tài liệu đầu vào

1.4.3. Số hoá nguồn danh mục tài liệu

1.4.4. Lựa chọn công nghệ

1.4.5. Nội dung quản lý và tra cứu tài liệu thư viện

1.4.5.1. Mô hình thư viện số

1.4.5.2. Chức năng của thư viện điện tử.

a. Tìm kiếm tài liệu

b. Phần trang chủ khi ở trạng thái chưa đăng nhập

1.4.5.3. Phần quyền

a. Đăng nhập với quyền cán bộ thư viện

b. Đăng nhập với quyền cao nhất (admin)

c. Đăng nhập với quyền bạn đọc

d. Đối với độc giả không có ba quyền trên thì chỉ được phép tra cứu tài liệu để xem không có chức năng mượn sách

Chương 2. Thực trạng quản lý danh mục tài liệu thư viện ở Trường Cán bộ Thanh tra

2.1. Thực trạng quản lý và tra cứu danh mục tài liệu thư viện ở Trường Cán bộ Thanh tra

2.1.1. Đặc điểm chung

2.1.2. Thực trạng công tác quản lý và tra cứu tài liệu

2.1.2.1. Công tác quản lý tài liệu thư viện

2.1.2.2. Công tác tra cứu tài liệu thư viện hiện nay

Bước 1: Học viên trình thẻ học viên cho Thủ thư

Bước 2: Thủ thư hướng dẫn học viên tìm tài liệu cần mượn trên giá tài liệu

Bước 3: Học viên đăng ký tài liệu mượn cho Thủ thư vào sổ và ký mượn

Bước 4: Học viên trả tài liệu cho thư viện

2.2. Những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại trong quản lý và tra cứu tài liệu thư viện ở Trường Cán bộ Thanh tra hiện nay

2.2.1. Ưu điểm

– Tạo điều kiện cho người đọc được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu.

– Cán bộ thủ thư tạo “chiếc cầu” nối liền người đọc với vốn tài liệu.

– Bạn đọc có cơ hội tiếp cận trực tiếp với nguồn học liệu.

2.2.2. Hạn chế và nguyên nhân

2.2.2.1. Hạn chế

– Thứ nhất, việc tra cứu danh mục tài liệu gần như không diễn ra.

– Thứ hai, học viên chủ động tìm kiếm tài liệu sẽ làm xáo trộn trật tự sắp xếp tài liệu trên các tủ để sách.

– Thứ ba, ngoài Trường và ngoài giờ, học viên không có cơ hội tiếp cận đến nguồn tư liệu của thư viện.

2.2.2.2. Nguyên nhân

– Về chủ quan

+ Nguồn học liệu chưa phong phú.

+ Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị thư viện chưa đáp ứng với yêu cầu thực tế đặt ra.

+ Công tác quản lý, tra cứu tài liệu tại thư viện chưa đảm bảo đúng quy trình chuẩn của công tác quản lý và phục vụ bạn đọc.

+ Công tác giới thiệu, quảng bá nguồn học liệu của thư viện chưa được quan tâm đúng mức.

– Về khách quan

+ Thời gian học trên giảng đường phủ kín các ngày trong tuần ảnh hưởng đến điều kiện nghiên cứu tài liệu của học viên tại thư viện.

+ Do thời lượng chương trình đào tạo ngắn hạn (trên dưới 1 tháng), mô hình đào tạo hạn chế nên nhu cầu nghiên cứu tài liệu của học viên không cao.

+ Phương pháp giảng dạy của một số giảng viên chưa kích thích nhu cầu tự học, tự nghiên cứu của học viên.

Chương 3. Thiết kế phần mềm và giải pháp quản lý, tra cứu danh mục tài liệu thư viện ở Trường Cán bộ Thanh tra hiện nay

3.1. Thiết kế phần mềm trong quản lý và tra cứu tài liệu thư viện ở Trường Cán bộ Thanh tra hiện nay

3.1.1. Tổng quan

– Giao diện

– Ngôn ngữ thể hiện

– Tương thích trình duyệt (Browser)

– Tính năng sử dụng

3.1.2. Các chức năng phần mềm quản lý thư viện LIB 4.0

– Phân hệ biên mục tài liệu

– Phân hệ bổ sung

– Phân hệ Quản lý Bạn đọc

– Phân hệ tra cứu tài liệu

– Phân hệ quản lý kho

– Phân hệ Quản lý lưu thông mượn trả

– Hệ thống báo cáo

– Phân hệ quản trị hệ thống

3.1.3. Tính năng kỹ thuật

– Phần mềm được thiết kế theo hướng mở, cho phép nâng cấp và cập nhật thêm các tính năng sử dụng mới trong tương lai khi có phát sinh nhu cầu.

– Hỗ trợ sử dụng Tiếng Việt theo chuẩn Unicode.

– Tương thích với các browser Internet.

– Tính năng bảo mật cao trên Internet.

– Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQLserver với ưu điểm hiện đại, linh hoạt. Đặc biệt có độ bảo mật, an toàn cao.

– Website tương thích và chạy trên các loại Server chuẩn của Linux và Window.

– Bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế, mã hoá dữ liệu, chế độ lưu trữ back-up dữ liệu thường xuyên.

– Áp dụng công nghệ và giải pháp kỹ thuật hiện đại để phần mềm đạt những yêu cầu sau: Tốc độ truy cập nhanh, hoạt động ổn định, bảo mật tốt; Dễ dàng nâng cấp, mở rộng; Quản lý, cập nhật thông tin đơn giản, dễ sử dụng.

3.1.4.  Chi tiết chức năng người sử dụng

Bước 1: Người sử dụng click chuột vào mục tìm kiếm tài liệu

Bước 2: Người sử dụng đánh thông tin tài liệu cần, sau đó nhấn vào nút tìm kiếm, một danh sách tài liệu phù hợp hiện ra.

Bước 3: Tại danh sách này người sử dụng nhấn vào nút CHỌN

Bước 4: chọn các tài liệu có mã đăng ký cá biệt, chọn nút Mượn

3.2. Quy trình quản lý và tra cứu danh mục thư viện ở Trường Cán bộ Thanh tra

3.2.1. Quy trình quản lý tài liệu thư viện

3.2.1.1. Giải thích từ ngữ

3.2.1.2. Yêu cầu của việc tổ chức và thực hiện các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của thư viện

3.2.1.3. Xây dựng vốn tài liệu

3.2.1.4. Xử lý tài liệu

3.2.1.5. Tổ chức bộ máy tra cứu

3.2.1.6. Tổ chức tài liệu

3.2.1.7. Bảo quản tài liệu

3.2.1.8. Kiểm kê, thanh lọc tài liệu

3.2.1.9. Tổ chức dịch vụ thư viện

3.2.1.10. Biên soạn ấn phẩm thông tin thư viện

3.2.1.11. Thống kê thư viện

3.2.2. Quy trình tra cứu danh mục tài liệu

3.2.1.1. Tài liệu mượn đọc tại chỗ và tài liệu được mượn về

3.2.2.2. Quy trình mượn tài liệu

Bước 1: Trình thẻ thư viện (thẻ học viên) cho thủ thư

Bước 2: Tra mã tài liệu

Bước 3: Yêu cầu mượn tài liệu nếu có nhu cầu mượn

Bước 5: Nhận tài liệu và kiểm tra tình trạng tài liệu, nếu có gì bất thường cần báo ngay cho thủ thư

Bước 6: Mang tài liệu về vị trí ngồi đọc

Bước 7: Nếu mượn về nhà cần đăng ký và làm theo hướng dẫn của thủ thư

Bước 8: Khi đọc xong, bạn đọc mang tài liệu trở lại và bàn giao cho thủ thư

Bước 9: Nhận lại thẻ thư viện (thẻ học viên).

3.2.2.3.Chính sách cho mượn về

3.2.2.4. Quy trình tra cứu danh mục tài liệu

a. Tìm trên Hệ thống mục lục

Bước 1: Tra cứu thông tin về tài liệu thông qua hệ thống mục lục của Thư viện.

Bước 2: Ghi các thông tin của tài liệu được mô tả trên phích vào phiếu yêu cầu.

Bước 3: Gửi phiếu yêu cầu cho cán bộ thư viện để nhận được trả lời về tài liệu.

b. Tìm trên máy tính

Bước 1: Vào địa chỉ: http://thuvien.https://truongcanbothanhtra.gov.vn/

Bước 2: Tìm kiếm thông tin qua các phần

Bước 3: Xem kết quả, lựa chọn kết quả phù hợp, viết các thông tin của tài liệu (Tên tài liệu, tác giả, số đăng ký cá biệt) vào phiếu yêu cầu.

Bước 4: Gửi phiếu yêu cầu cho Cán bộ thư viện để nhận được trả lời về tài liệu.

3.2.3. Quy trình quản lý bạn đọc

3.2.3. Chức năng lưu thông tài liệu

3.2.3.1. Chức năng mượn tài liệu

3.2.3.2. Chức năng trả tài liệu

3.2.4. Chức năng báo cáo thống kê

3.3. Các giải pháp để quản lý và tra cứu danh mục tài liệu thư viện ở Trường Cán bộ Thanh tra có hiệu quả.

3.3.1. Các giải pháp để quản lý danh mục tài liệu thư viện ở Trường Cán bộ Thanh tra có hiệu quả

– Phân hệ quản lý được sử dụng bởi người quản trị cao nhất với khả năng tạo mới và gán quyền cho các tài khoản truy cập vào các phân hệ khác cũng như rút bớt quyền hay hủy các tài khoản đang sử dụng.

– Phân hệ quản lý còn cho phép người quản trị thiết đặt các tham số làm việc cho toàn bộ hệ thống cũng như bật/tắt các tính năng của các phân hệ khác.

– Phân hệ quản lý cung cấp cho người dùng khả năng lập các báo cáo, thống kê về các hoạt động của người dùng tại phân hệ này cũng như các phân hệ khác.

3.3.2. Các giải pháp để quản lý tra cứu danh mục tài liệu thư viện ở Trường Cán bộ Thanh tra

– Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông vào quá trình quản lý người đọc và quản lý tài liệu.

– Thư viện cần tăng cường cho mượn tài liệu tự động, kiểm tra tình trạng sách, gia hạn, giữ chỗ, tham khảo qua mạng…

– Tăng cường đào tạo cán bộ thư viện có các kỹ năng nghiệp vụ chuyên sâu.

3.3.3. Các giải pháp để quản lý tài liệu thư viện của Trường Cán bộ Thanh tra có hiệu quả

– Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông vào quá trình quản lý người đọc và quản lý tài liệu.

– Tăng cường công tác nghiên cứu nhu cầu tin định kỳ và thường xuyên xây dựng chương trình đào tạo người dùng tin hiệu quả.

– Trong điều kiện cho phép, thư viện nên xem xét mở một số phòng tự học, phòng thảo luận xung quanh phạm vi phòng đọc để tạo môi trường tự học cho học viên, hỗ trợ cho người học đổi mới phương pháp học nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới phương pháp giảng dạy mới để biến quá trình học thành quá trình tự học.

– Trong nhiệm vụ thư viện, ngoài những nghiệp vụ chuyên môn thường xuyên mà người cán bộ thư viện nào cũng phải đảm trách – đó là công việc tuyển chọn, bổ sung tài liệu, chuẩn bị, sắp xếp và lưu hành sách báo, tài liệu, cũng như phục vụ độc giả trong công tác tham khảo, sưu tầm, người cán bộ thư viện còn phải đóng nhiều vai trò tích cực hơn để phục vụ.

– Tăng cường đào tạo cán bộ thư viện.

3. Kết quả chính đạt được

Chất lượng đào tạo là tổng hòa của chất lượng giảng dạy, học tập, nghiên cứu, xây dựng chương trình đào tạo, giảng dạy của một Nhà trường. Đó là trách nhiệm năng nề của nhà quản lý và sự phối hợp đồng bộ của các bộ phận trong một Nhà trường. Muốn nâng cao chất lượng đào tạo thì một trong những nhiệm vụ cần đổi mới phương tiện phục vụ nghiên cứu tài liệu của thư viện. Đặc biệt lưu ý đầu tư đào tạo đội ngũ cán bộ giảng viên phát triển bền vững về chất là bước đi cần thiết của Nhà trường chuyên nghiệp hiện nay. Nâng cao chất lượng đào tạo là nhiệm vụ thường xuyên và cực kỳ quan trọng của Trường Cán bộ Thanh tra, nó không chỉ là trách nhiệm của Nhà trường mà còn là uy tín, danh dự và sự tồn tại Trường, nhất là trong điều kiện hiện nay; nâng cao chất lượng đào tạo cũng chính là khẳng định “thương hiệu” của Trường. Chính vì vậy, Trường Cán bộ Thanh tra cần không ngừng đẩy mạnh công tác phục vụ bạn đọc. Công tác thư viện hiện nay bước đầu cũng đã từng bước đi vào nề nếp. Tuy nhiên, để nâng cao chất lượng đào tạo trong thời gian tới, thư viện Trường không chỉ đổi mới về phương pháp, cách thức phục vụ bạn đọc mà cần đổi mới công tác quản lý, phục vụ tra cứu tài liệu theo hướng áp dụng công nghệ vào phục vụ bạn đọc ngày một chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Đổi mới phương pháp dạy học  nói chung và phương tiện phục vụ dạy và học nói riêng, đặc biệt là phương pháp, phương tiện phục vụ bạn đọc ở thư viện là việc làm cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Đồng thời, đổi mới toàn diện  nhằm vượt qua các thách không chỉ là yêu cầu mà còn là đòi hỏi cấp bách của Nhà trường. Hy vọng rằng, đề tài thiết kế phần mềm tra cứu danh mục tài liệu thư viện sẽ góp một phần nhỏ vào việc nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học và chất lượng đào tạo của Trường Cán bộ Thanh tra hiện nay./.