Bàn về trách nhiệm lập hồ sơ thanh tra của thành viên Đoàn thanh tra

Theo quy định tại Điều 59 Luật Thanh tra 2010 thì việc thanh tra phải được lập hồ sơ thanh tra và hồ sơ thanh tra do Đoàn thanh tra tiến hành lập phải có các văn bản, tài liệu theo quy định tại khoản 2 Điều 59 Luật Thanh tra 2010; Điều 43 Nghị định số 86/2011/NĐ-CP ngày 22/9/2021 và Điều 49 Thông tư số 06/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021. Như vậy, trách nhiệm lập hồ sơ thanh tra thuộc về Đoàn thanh tra hay thành viên Đoàn thanh tra hay Trưởng đoàn thanh tra? Trình tự, thủ tục lập hồ sơ thanh tra đối với thành viên Đoàn thanh tra được thực hiện như thế nào? Trên thực tế còn nhiều ý kiến khác nhau xung quanh nội dung này cụ thể:

Thứ nhất, trách nhiệm lập hồ sơ thanh tra thuộc về Trưởng đoàn thanh tra hay thành viên Đoàn thanh tra

Theo quy định tại Điều 43 Nghị định số 86/2011/NĐ-CP ngày 22/9/2021 thì Trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm lập và bàn giao hồ sơ thanh tra cho cơ quan đã ra quyết định thanh tra. Như vậy, trách nhiệm lập hồ sơ thanh tra thuộc về Trưởng đoàn thanh tra.

Đồng thời, theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 2 Quyết định số 2278/2007/QĐ-TTCP ngày 24/10/2007 thì lập hồ sơ là việc thu thập, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình thanh tra. Hồ sơ thanh tra là tập hợp những văn bản, tài liệu, hiện vật có liên quan đến nội dung, đánh giá, nhận xét, báo cáo kết quả thanh tra của Đoàn thanh tra, được thu thập hình thành trong quá trình thanh tra; kết luận, kiến nghị của người ra quyết định thanh tra; kết luận; quyết định xử lý, chỉ đạo xử lý của cấp có thẩm quyền. Mặt khác, theo quy định tại Điều 21 Nghị định số 86/2011/NĐ-CP ngày 22/9/2021 thì Đoàn thanh tra gồm Trưởng đoàn thanh tra, Phó trưởng đoàn thanh tra (nếu có) và thành viên Đoàn thanh tra. Cũng theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 07/2012/NĐ-CP ngày 09/02/2012 thì Đoàn thanh tra bao gồm Trưởng đoàn thanh tra, Phó trưởng đoàn thanh tra (nếu có) thanh tra viên và thành viên Đoàn thanh tra, công chức thanh tra chuyên ngành. Vì vậy, đối với các cuộc thanh tra được tổ chức theo Đoàn thanh tra, trên cơ sở kế hoạch tiến hành thanh tra đã được người ra quyết định thanh tra ký ban hành thì Trưởng đoàn thanh tra sẽ phân công công việc với các nội dung phù hợp với từng thành viên đoàn nhằm đảm bảo mục đích, thời gian, hiệu quả của cuộc thanh tra đề ra thì thành viên Đoàn thanh tra phải có trách nhiệm thu thập, quản lý các văn bản, tài liệu liên quan đến nội dung của mình được phân công và bàn giao lại cho Trưởng đoàn thanh tra khi kết thúc công việc được giao của mình. Như vậy, Trưởng đoàn thanh tra là người có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo, việc lập hồ sơ thanh tra đồng thời cũng là người lập hồ sơ thanh tra. Thành viên Đoàn thanh tra có trách nhiệm lập hồ sơ thanh tra trong phần nhiệm vụ được phân công của mình và bàn giao lại cho Trưởng đoàn thanh tra khi kết thúc công việc được phân công.

Thứ hai, kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của thành viên đoàn và các báo cáo về tiến độ, tình hình thực hiện nhiệm vụ thanh tra với Trưởng đoàn thanh tra có là một trong những văn bản, tài liệu trong hồ sơ thanh tra không? Vì các văn bản này không quy định tại Điều 49 Thông tư số 06/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021

 Theo quy định tại khoản 2 Điều 23 Nghị định số 86/2011/NĐ-CP ngày 22/9/2021 thì thành viên Đoàn thanh tra phải xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của mình trên cơ sở nội dung được phân công và báo cáo Trưởng đoàn thanh tra. Vì vậy, khi thực hiện nhiệm vụ của mình thành viên Đoàn thanh tra phải căn cứ vào kế hoạch đã lập và báo cáo Trưởng đoàn thanh tra. Đồng thời, khi làm báo cáo thực hiện nhiệm vụ thì thành viên đoàn phải căn cứ vào kế hoạch thực hiện nhiệm vụ đã lập của mình.

Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của thành viên đoàn còn là căn cứ để các chủ thể có thẩm quyền như người ra quyết định thanh tra, Trưởng đoàn thanh tra, đoàn giám sát (nếu có) phục vụ hoạt động giám sát của mình.

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 06/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021 thì hoạt động thanh tra được thực hiện theo chế độ thủ trưởng và thành viên Đoàn thanh tra phải chấp hành quyết định, chỉ đạo của Trưởng đoàn thanh tra. Vì vậy, khi Trưởng đoàn thanh tra yêu cầu thành viên Đoàn thanh tra báo cáo tiến độ, tình hình thực hiện nhiệm vụ của thành viên đoàn thì thành viên đoàn có trách nhiệm báo cáo và đưa vào hồ sơ công việc của mình.

Vậy trong hồ sơ thanh tra của thành viên đoàn phải có kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của thành viên đoàn và các báo cáo về tiến độ, tình hình thực hiện nhiệm vụ thanh tra với Trưởng đoàn thanh tra.

Thứ ba, trình tự lập hồ sơ thanh tra của thành viên Đoàn thanh tra có bao gồm các công việc như lập bìa hồ sơ, danh mục hồ sơ và chứng từ kết thúc hay không?

Thành viên Đoàn thanh tra lập hồ sơ thanh tra trong phạm vi nhiệm vụ phân công của mình thì chúng ta cần làm 3 bước,bao gồm:

Bước 1:

Thành viên Đoàn thành tra cần chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề vào bìa. Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa. Bên ngoài bìa ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ ghi ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc của hồ sơ. Nếu đơn vị nào đã ban hành danh mục hồ sơ thì ghi ở bìa hồ sơ cả số, ký hiệu và thời kỳ bảo quản của hồ sơ.

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trong quá trình tiến hành thanh tra; phân loại văn bản, tài liệu; lập mục lục để quản lý:

Như vậy, văn bản tài liệu trong phạm vi được giao của thành viên Đoàn thanh tra bao gồm:

Nhóm 1: các văn bản, tài liệu trong nhóm 1 tại Điều 49 Thông tư số 06/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021 không thu thập vào hồ sơ công việc của thành viên đoàn vì đây là các văn bản, tài liệu chung cho cả Đoàn thanh tra.

Nhóm 2: Các văn bản, tài liệu do thành viên Đoàn thanh tra soạn thảo, ban hành trong quá trình thanh tra, bao gồm: (1) Thu thập thông tin, nắm tình hình hoạt động của đối tượng thanh tra trước khi tiến hành thanh tra (nếu có vì có những người được giao thu thập thông tin nắm tình hình nhưng không là thành viên Đoàn thanh tra); (2) Văn bản yêu cầu đối tượng thanh tra báo cáo về những nội dung thanh tra; (3) Các biên bản do thành viên Đoàn thanh tra lập khi làm việc với đối tượng thanh tra và những người có liên quan đến nội dung thanh tra; (4) Các văn bản, quyết định xử lý trong quá trình thanh tra; (5) Các văn bản, báo cáo xác minh các nội dung thanh tra của thành viên Đoàn thanh tra; (6) Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của thành viên Đoàn thanh tra; (7) Văn bản, tài liệu do đối tượng thanh tra cung cấp, giải trình về các nội dung của Kết luận thanh tra (nếu có); (8) Văn bản bảo lưu ý kiến của thành viên Đoàn thanh tra (nếu có).

Nhóm 3: Văn bản, tài liệu thu thập từ đối tượng thanh tra, là chứng cứ phục vụ kết luận thanh tra, gồm: (1) Văn bản, báo cáo của đối tượng thanh tra theo đề cương, yêu cầu của thành viên Đoàn thanh tra; (2) Văn bản, báo cáo của đối tượng thanh tra cung cấp có liên quan đến nội dung thanh tra được phân công;

Nhóm 4: Các tài liệu khác có liên quan đến cuộc thanh tra.

Bước 3. Đóng hồ sơ

Khi đóng hồ sơ thành viên Đoàn thanh tra không phải lập chứng từ kết thúc mà cần lập danh mục hồ sơ để làm cơ sở cho việc lập biên bản bàn giao cũng như thuận tiện cho công tác lưu trữ sau này./.

ThS. Nguyễn Thị Hạnh

Giảng viên, Khoa Nghiệp vụ thanh tra