Theo quy định tại điểm a, b, khoản 1, Điều 12 Nghị định 118/2021/NĐ-CP thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ khi phát hiện vi phạm hành chính phải lập biên bản vi phạm hành chính. Đối với hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của mình, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ phải lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền. Trường hợp vụ việc phải giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm tang vật, phương tiện và các trường hợp cần thiết khác, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ có thể lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc. Biên bản làm việc là một trong những căn cứ để lập biên bản vi phạm hành chính.

Như vậy, tùy từng vụ việc thì người có thẩm quyền lập biên bản có thể lập một hoặc nhiều biên bản làm việc để làm căn cứ lập biên bản vi phạm hành chính. Tuy nhiên, việc lập biên bản vi phạm hành chính phải đảm bảo thời hạn theo quy định tại khoản 2, Điều 12 Nghị định 118/2021/NĐ-CP. Cụ thể: Biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính. Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp hoặc có phạm vi rộng, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính.