Tại khoản 2, Điều 2 của Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012, được sửa đổi năm 2020, năm 2022 quy định như sau (sau đây gọi là Luật XLVPHC): Xử phạt vi phạm hành chính là việc người có thẩm quyền xử phạt áp dụng hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả đối với cá nhân, tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính.

Theo như tình huống anh/chị mô tả thì đây là vi phạm hành chính bị xử phạt tại điểm d, khoản 2, Điều 52 của Nghị định 100/2019/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2019 về xử phạt vi phạm giao thông đường bộ và đường sắt (viết tắt là Nghị định 100/2019/NĐ-CP): “hành vi xây dựng công trình, khai thác tài nguyên và các hoạt động khác ở vùng lân cận phạm vi bảo vệ công trình đường sắt làm hư hỏng công trình đường sắt”. Ngoài việc bị áp dụng hình thức xử phạt, cá nhân, tổ chức thực hiện hành vi vi phạm còn bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả tại điểm c, khoản 4, Điều 52 của Nghị định 100/2019/NĐ-CP: “buộc phải khôi phục lại tình trạng ban đầu (của công trình đường sắt) đã bị thay đổi do vi phạm hành chính gây ra”.

Theo quy định, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính nói chung và về lĩnh vực giao thông đường sắt nói riêng là 01 năm được quy định tại khoản 1, Điều 6 của Luật XLVPHC. Do vậy, năm 2005 lập biên bản vi phạm hành chính vi phạm hành lang an toàn đường sắt thì đến nay đã hết thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính quy định nên thuộc những trường hợp không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại khoản 1, Điều 66 của Luật XLVPHC và chỉ được áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả đối với cá nhân, tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính. căn cứ vào khoản 2, Điều 66 của Luật XLVPHC, người có thẩm quyền không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính nhưng vẫn phải ra quyết định áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả được quy định đối với hành vi vi phạm hành chính đó. Quyết định phải ghi rõ lý do không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính; biện pháp khắc phục hậu quả được áp dụng, trách nhiệm và thời hạn thực hiện. Việc áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định trong trường hợp này không bị coi là đã bị xử phạt vi phạm hành chính.

Theo MQĐ15 về Quyết định buộc thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả (sử dụng cho trường hợp không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính) ban hành kèm theo Nghị định 118/2021/NĐ-CP ngày 23 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính, trong phần căn cứ của Quyết định phải có: Biên bản vi phạm hành chính. Tuy nhiên, không còn hồ sơ gốc chỉ còn biên bản phô tô, người có thẩm quyền cần phải tiến hành xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính để lập Biên bản vi phạm hành chính (coi thời điểm này là thời điểm phát hiện vi phạm hành chính).

Vì vậy, căn cứ Điều 56 của Luật XLVPHC cần phải thiết lập hồ sơ xử lý như sau: Biên bản vi phạm hành chính; Quyết định buộc thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả (sử dụng cho trường hợp không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính) ban hành kèm theo Nghị định số 118/2021/NĐ-CP; các tài liệu, giấy tờ có liên quan và phải được đánh bút lục.