Một số điểm cần lưu ý khi lập biên bản nghiệp vụ trong hoạt động thanh tra

Biên bản là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra, mô tả lại các sự việc hiện tượng một cách kịp thời, tại chỗ với đầy đủ mọi tình tiết khách quan, diễn biến sự việc, không bình luận thêm bớt, được ghi lại theo thể thức nhất định, theo những yêu cầu nhất định về hình thức, kỹ thuật trình bày, nội dung và văn phong, được cố định sau khi các bên có liên quan kí xác nhận. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.

Quá trình tiến hành một cuộc thanh tra sẽ bao gồm nhiều sự việc, sự kiện liên quan đến hoạt động của nhiều chủ thể khác nhau. Trong đó, có nhiều hoạt động trong quá trình tiến hành thanh tra phải được lập thành biên bản để mô tả, ghi nhận quá trình thực hiện và sự kiện diễn ra. Đồng thời, nhiều thao tác nghiệp vụ của Trưởng đoàn thanh tra, các thành viên khác của đoàn thanh tra trong quá trình thanh tra cũng như kết quả thực hiện cũng phải được thể hiện bằng biên bản. Đối với việc thực hiện một số quyền trong hoạt động thanh tra thì việc lập biên bản là thủ tục bắt buộc.

Các biên bản nghiệp vụ trong hoạt động thanh tra còn có giá trị như những bằng chứng để làm rõ những nội dung thuộc phạm vi thanh tra, là căn cứ đưa ra những đánh giá về việc chấp hành chính sách, pháp luật, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân là đối tượng thanh tra, phục vụ trực tiếp cho việc xây dựng Báo cáo kết quả thanh tra và Kết luận thanh tra. Đồng thời, biên bản cũng ghi nhận lại các hoạt động chủ yếu thuộc trình tự thanh tra, minh chứng cho việc thực hiện đúng hay không đúng quy trình nghiệp vụ thanh tra. Biên bản nghiệp vụ thanh tra cũng chứa đựng các thông tin, ý kiến, thể hiện quan điểm của các bên có liên quan trong hoạt động thanh tra. Biên bản là thành phần quan trọng trong hồ sơ cuộc thanh tra và được lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Trong hoạt động thanh tra thường có các loại biên bản sau: biên bản công bố quyết định thanh tra; biên bản kiểm tra, xác minh; biên bản họp đoàn thanh tra để thảo luận về dự thảo báo cáo kết quả thanh tra; biên bản bàn giao hồ sơ vụ việc có dấu hiệu phạm tội cho cơ quan điều tra, biên bản bàn giao hồ sơ cuộc thanh tra cho cơ quan lưu trữ; biên bản làm việc (liên quan đến quyền yêu cầu đối tượng thanh tra báo cáo, giải trình); biên bản giao nhận thông tin, tài liệu (liên quan đến quyền yêu cầu cung cấp thông tin tài liệu), biên bản niêm phong tài liệu và biên bản mở niêm phong tài liệu (liên quan đến quyền niêm phong tài liệu), biên bản kiểm kê tài sản (liên quan đến quyền kiểm kê tài sản); biên bản vi phạm hành chính (liên quan đến quyền xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thanh tra chuyên ngành).

Việc lập các biên bản nghiệp vụ thanh tra đều phải tuân thủ những yêu cầu, bố cục chung của biên bản nói chung như: Thông tin, số liệu, sự kiện đưa vào biên bản phải chính xác, cụ thể; Thông tin trong biên bản phải được phản ánh khách quan; Thủ tục ghi biên bản phải chặt chẽ; Nội dung trong biên bản phải có trọng tâm, trọng điểm. Việc lựa chọn cách thức ghi biên bản nào sẽ tùy thuộc vào từng loại biên bản và từng tình huống cụ thể. Đối với một số loại biên bản nghiệp vụ trong hoạt động thanh tra thường sử dụng sau đây khi lập biên bản cần lưu ý một số điểm.

1. Biên bản giao nhận thông tin, tài liệu

Trong hoạt động thanh tra, việc tiến hành thu thập thông tin, tài liệu là một tác nghiệp có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng nhằm để thực hiện có hiệu quả quyền yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu trong hoạt động thanh tra. Để thông tin, tài liệu có giá trị pháp lý, được sử dụng làm căn cứ để nhận xét, đánh giá, nhận định, kết luận, xử lý thì tác nghiệp này phải được thực hiện thông qua biên bản giao nhận thông tin, tài liệu. Biên bản giao nhận thông tin, tài liệu nhằm để phản ánh quá trình thực hiện và kết quả thực hiện nghiệp vụ thu thập thông tin, tài liệu – một nguồn chứng cứ chủ yếu được sử dụng thường xuyên trong hoạt động thanh tra. Vì vậy khi lập biên bản giao nhận thông tin, tài liệu cần lưu ý một số điểm sau:

– Đối với việc giao nhận thông tin: Các thông tin do đối tượng thanh tra, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung thanh tra cung cấp bị ảnh hưởng bởi tuổi đời, năng lực trình độ, phẩm chất đạo đức, yếu tố tâm lý chính vì vậy ít nhiều tác động đến tính khách quan của thông tin được cung cấp. Đồng thời việc ghi nhận thông tin cũng bị ảnh hưởng bởi năng lực, trình độ của người lập biên bản. Do đó việc lập biên bản khi giao nhận thông tin cần đặc biệt chú ý đến tính khách quan của người cung cấp và cần làm rõ thông tin đó trên cơ sở một số yếu tố sau: thông tin đó là gì? Tại sao có được thông tin đó (trực tiếp biết sự việc hay thông qua người khác)? Biết được thông tin đó từ bao giờ và ở đâu? Có ai khác biết được thông tin đó không? Đồng thời đòi hỏi người lập biên bản phải ghi lại đúng như bản chất của sự việc, sự kiện như nó đã diễn ra, không thêm bớt. Biên bản cũng phải thể hiện đúng những quan điểm của các bên được biểu hiện qua lời nói, hành động, tuyệt đối không thể hiện quan điểm chủ quan của người ghi biên bản hoặc được suy diễn theo tư duy chủ quan của người ghi biên bản

– Đối với giao nhận tài liệu: Thông thường, trước khi tiến hành lập biên bản giao nhận tài liệu, người thực hiện nghiệp vụ này phải xác định rõ về tên tài liệu, số lượng và chất lượng tài liệu được cung cấp; dạng tài liệu: bản giấy hay file mềm; nguồn gốc của tài liệu: bản gốc hay bản sao, trích từ đâu (tên HS, mã số, kỹ hiệu, trang nào, số trang, do ai lưu giữ) và chuyển hóa vào biên bản một cách chính xác theo mẫu được quy định trong các văn bản pháp luật.

Trong trường hợp cần thiết thì đưa vào biên bản nội dung cam kết về độ xác thực của tài liệu: việc người cung cấp tài liệu đảm bảo và chịu trách nhiệm cá nhân về tính đúng đắn, chính xác của tài liệu đã cung cấp, đã giao nhận.

Trường hợp có nhiều tài liệu giao nhận: người ghi biên bản cần phân nhóm các loại tài liệu (theo nội dung hoặc theo dạng tài liệu hoặc theo một cách nào đó phù hợp với tình huống cụ thể), để lập thành danh mục giao nhận kèm theo biên bản, khi đó danh mục này là bộ phận không thể tách rời của biên bản đã lập và nguyên tắc phải được ghi vào nội dung của biên bản.

2. Biên bản làm việc

Trong hoạt động thanh tra, biên bản làm việc sử dụng để ghi chép lại diễn biến, kết quả làm việc của Trưởng đoàn thanh tra, thành viên Đoàn thanh tra đối với tổ chức, cá nhân là đối tượng thanh tra và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về một hay một số nội dung thuộc phạm vi thanh tra được ghi trong quyết định thanh tra. Biên bản làm việc là căn cứ rất quan trọng đánh giá việc chấp hành pháp luật của đối tượng thanh tra và là căn cứ để đánh giá việc tuân thủ pháp luật của Đoàn thanh tra..

Thông thường khi dùng biên bản thường kết hợp sử dụng cách thức ghi theo tuần tự với cách ghi tổng hợp để lập biên bản làm việc. Ở mục “Nội dung làm việc” trong các mẫu biên bản làm việc, người ghi biên bản sẽ ghi tuần tự câu hỏi của người có thẩm quyền và từng câu trả lời của người được hỏi. Tuy nhiên, chỉ cần ghi lại những ý then chốt trong các câu hỏi và trả lời của các bên. Cần lưu ý tổng hợp nội dung làm việc thành những ý chính, thể hiện kết quả của buổi làm việc, tránh tình trạng ghi lan man nhưng không có giá trị thông tin, không rõ ý kiến, quan điểm của các bên tham gia buổi làm việc. Ngoài các yêu cầu về bố cục và thể thức biên bản theo mẫu, biên bản làm việc phải thể hiện được những nội dung cơ bản sau:

+ Nội dung làm việc: biên bản phải thể hiện rõ có bao nhiêu nội dung làm việc, là những nội dung nào. Chẳng hạn như nội dung của buổi làm việc của Đoàn thanh tra là yêu cầu đối tượng thanh tra giải trình về 02 nội dung, bao gồm: nguyên nhân của việc chậm tiến độ dự án và nguyên nhân của việc tăng chi phí so với hạn mức đầu tư ban đầu…

+ Diễn biến buổi làm việc:biên bản phải thể hiện về từng diễn biến của quá trình làm việc, kết quả của từng nội dung làm việc. Cần chú ý khi ghi lại kết quả làm việc cần bám sát nội dung làm việc, thể hiện rõ được bản chất của sự việc, phản ánh chính xác các ý kiến, quan điểm của các bên, ghi rõ những nội dung nào các bên đã thống nhất, nội dung nào ý kiến còn khác nhau.

Để đạt được các yêu cầu trên, người làm nhiệm vụ thanh tra tuyệt đối tránh xảy ra việc không xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung làm việc; hoặc ôm đồm, đưa quá nhiều nội dung, mời quá nhiều người, mời sai đối tượng trong một cuộc làm việc; hoặc làm việc khi chưa có thông tin, chưa nghiên cứu để nắm vững các quy định của pháp luật liên quan đến nội dung làm việc…dẫn đến khó đạt được và thậm chí là không đạt được kết quả đề ra, dẫn đến khó ghi chép, mô tả khi ghi biên bản và thậm chí là không ký được biên bản làm việc.

3. Biên bản kiểm tra, xác minh

Theo quy định của pháp luật về thanh tra trong mọi trường hợp việc thẩm tra xác minh chứng cứ của Đoàn thanh tra hoặc thanh tra viên đều phải lập biên bản, biên bản này do Đoàn thanh tra hoặc thanh tra viên giữ, biên bản xác minh do Đoàn thanh tra, thanh tra viên lập ra phải thể hiện được các nội dung cơ bản sau:

+ Thời gian, địa điểm xác minh;

+ Thành phần tham gia xác minh: Đoàn thanh tra hoặc thanh tra viên, cơ quan, tổ chức, cá nhân có sự việc cần xác minh;

+ Nội dung cần xác minh;

+ Chữ ký của các bên tham gia xác minh.

Nội dung buổi làm việc và diễn biến buổi làm việc được áp dụng tương tự như biên bản làm việc.

4. Biên bản niêm phong tài liệu

Biên bản niêm phong tài liệu là một trong các thủ tục bắt buộc khi thực hiện quyền niêm phong tài liệu. Mục đích của việc thực hiện quyền niêm phong tài liệu nhằm xác định hành vi vi phạm hoặc bảo đảm nguyên trạng tài liệu. Vì vậy,  Biên bản phải phản ánh được các nội dung quan trọng  như sau: nội dung Quyết định niêm phong, người niêm phong, đối tượng thanh tra và các bên liên quan; thông tin, tài liệu được niêm phong. Đây là loại biên bản có nội dung đơn giản, dễ thực hiện theo mẫu. Tuy nhiên, khi lập biên bản loại này, cần đặc biệt lưu ý đến việc thống kê, kiểm đếm danh mục các tài liệu cần niêm phong để hoàn thiện “Mục lục hồ sơ” kèm theo biên bản. Khi lập danh mục hồ sơ, cần kiểm tra số trang, tình trạng của từng loại tài liệu để hoàn thiện các mục trong Mục lục hồ sơ (áp dụng như biên bản giao nhận tài liệu);

5. Biên bản kiểm kê tài sản

Biên bản này liên quan đến quyền kiểm kê tài sản trong hoạt động thanh tra. Biên bản phải phản ánh được cả 02 nội dung quan trọng, một là thủ tục kiểm kê (công bố quyết định kiểm kê, mở niêm phong kho, quỹ, phương thức kiểm kê..), hai là, kết quả kiểm kê. Do đó, biên bản phải thể hiện các thao tác nghiệp vụ của Đoàn thanh tra đã thực hiện theo quy trình, số lượng tài sản, tình trạng của tài sản sau khi kiểm kê.

Thông thường, trước khi tiến hành lập biên bản kiểm kê, người thực hiện nghiệp vụ này phải xác định rõ về chủng loại, số lượng và chất lượng tài sản kiểm kê và chuyển hóa vào biên bản một cách chính xác theo mẫu được quy định trong các văn bản pháp luật.

6. Biên bản vi phạm hành chính

Lập biên bản vi phạm hành chính là một trong những thủ tục để tiến hành xử phạt vi phạm hành chính. Việc lập biên bản vi phạm hành chính và xử phạt vi phạm hành chính là những thao tác nghiệp vụ khá phổ biến trong thanh tra chuyên ngành. Khi lập biên bản vi phạm hành chính cần đặc biệt lưu ý những vấn đề sau:

+ Đảm bảo chính xác những chi tiết như thời gian, địa điểm lập biên bản, thời gian, địa điểm xảy ra hành vi vi phạm, mô tả cụ thể hành vi vi phạm, lời khai của người vi phạm, người làm chứng và những nội dung khác theo quy định;

+ Đảm bảo chặt chẽ thủ tục ký biên bản. Nếu người vi phạm không chịu ký vào biên bản thì nhất thiết phải lấy chữ ký của người làm chứng hoặc xác nhận của chính quyền địa phương nơi xảy ra vi phạm;

+ Biên bản vi phạm hành chính phải được chuyển ngay cho người có thẩm quyền xử phạt trong thời hạn pháp luật quy định để ra quyết định xử phạt.

 Lê Văn Chưởng, GV Khoa Nghiệp vụ Thanh tra